So nutze ich die Aufgabenverwaltung in Microsoft Outlook

Viele Menschen, zu denen ich auch gehöre, benutzen den Personal Information Manager Microsoft Outlook in ihrem Arbeitsalltag und erhalten neue Aufgaben oftmals in Form von E-Mails. Was liegt da also näher, als die in Outlook integrierte Aufgabenverwaltung zu nutzen?

E-Mails lassen sich in Outlook sehr einfach durch simples Drag & Drop in Aufgaben verwandeln. Die Aufgabenverwaltung von Outlook ist jedoch sehr einfach aufgebaut und nicht so gut für die Nachverfolgung und Bearbeitung komplexerer Aufgaben geeignet.

Mit diesem Problem war ich auch in meiner beruflichen Tätigkeit konfrontiert. Ich habe daher eine Vorlage für die Aufgabenverwaltung von Outlook entwickelt, die ich hier vorstellen möchte.

Meine Vorlage benutzt den Aufgabentext einer Aufgabe und unterteilt dieses Feld in verschiedene Bereiche, die optisch durch Überschriften getrennt werden.

Dies sind die Bereiche:

Beschreibung
Jede Aufgabe braucht vor allem eine gute Beschreibung. Es muss klar formuliert werden, was genau das Ziel ist. Der Betreff ist dazu oft nicht ausreichend.

Aktivitäten
Aufgaben setzen sich oft aus einzelnen Arbeitsschritten zusammen. In diesem Abschnitt werden die nötigen Arbeitsschritte erfasst. Mit vorangestellten eckigen Klammern gibt es dabei eine Möglichkeit, erledigte Aufgaben entsprechend zu kennzeichnen ( [x] ).

Worklog
Hier führe ich das in der Praxis sehr wichtige Aktivitätenprotokoll. Für jedes Datum, an dem die Aufgabe bearbeitet wird, werden die Aktivitäten festgehalten. So lässt sich auch nach mehreren Tagen noch leicht sehen, was genau wann passiert ist.

Anlagen
Oft gibt es für eine Aufgabe Anlagen, wie Excel-Tabellen oder E-Mails. Diese speichere ich in aufgabenspezifischen Dateiverzeichnissen ab und verlinke sie dann hier.

Für die zeitliche Steuerung benutze ich die Datumsfelder Beginnt am und Fällig am, die standardmäßig in einer Aufgabe enthalten sind.

In der Praxis könnte eine Aufgabe dann so aussehen:

Vorlage Aufgabe in Outlook

Diese Art der Aufgabenverwaltung funktioniert bei mir sehr gut und ist vielleicht auch eine Überlegung für andere Outlook-Benutzer wert.
Fazit

Die eingebaute Aufgabenverwaltung von Outlook ist nur relativ rudimentär, lässt sich aber durch geschickte Nutzung des Aufgabentextes ausbauen. Die Aufgabenverwaltung von Outlook ist allerdings meist keine Alternative zu speziellen Anwendungen zur Aufgabenbearbeitung oder gar dem Workflow-Management.



#selbstorganisation